轻连智搜盒 · 员工使用手册

适用版本：V1.0　最后更新：2026-10

这篇写给每天用电脑上班的你：行政、资料员、销售、老板，都算。

不需要懂技术。会用浏览器、会打字，就能用。

不同功能对档位有要求，文中都会标清楚：

• 全部档位：基础版、高级版、AI 增强版都有。
• 高级版起：高级版和 AI 增强版有，基础版没有。
• AI 增强版独有：只在 AI 增强版上提供。

一、开始使用

什么是「工作目录」

工作目录，就是你电脑上专门放工作资料的文件夹。

比如你建一个文件夹叫「工作文档」，里面放合同、报表、制度——这就是一个工作目录。

盒子只认你主动声明过的工作目录。你没声明的地方，它不会去碰。

为什么还要审批

这是一条双保险：

1. 你本人勾选哪些文件夹可以纳入。
2. 负责人再审批确认一次。

审批通过后，文件夹里的文档才会被收进盒子。

设了「需要审批」的目录，别人想看完整文件时，还要经过你批准。批准只对单个文件有效，过一小段时间自动失效。

哪些目录建议纳入

建议纳入：

• 平时存放合同、报价、报表的文件夹
• 项目资料、会议纪要、规章制度
• 交接时要留给公司的工作文档

不建议纳入：

• 整个电脑的个人目录
• 私人照片、私人聊天记录所在文件夹
• 存放密码、证件扫描件的私密文件夹

宁可先选小一点、准一点的文件夹，以后随时可以再加。

怎么声明工作目录

1. 在浏览器里登录盒子。
2. 在左侧菜单找到「工作目录」。
3. 新建目录，选择自己的电脑和文件夹。
4. 选择可见范围：仅自己、全公司、或指定部门。
5. 提交后等负责人审批。

工作目录只能由你本人声明和修改，管理员也不能替你指定。声明后默认包含里面的子文件夹。

二、找文件

按文件名搜（全部档位）

记得文件名的一部分，就能搜。

在搜索框输入：

验收报告

结果会列出文件名里带这几个字的文件。

基础版请注意：基础版是在大家的电脑上直接找，对方电脑开机联网时才查得到。

按内容搜（高级版起）

不记得文件名没关系，直接描述文件里写了什么：

电梯 年检 整改
去年跟某某公司的补充协议
客户退货是怎么处理的

盒子会去读文件内容，把相关的文档挑出来。哪怕文件名叫「新建文档 (2).docx」，只要内容对得上，一样找得到。

常见的办公文档都能读内容，比如 Word、Excel、PPT、PDF、纯文本、表格数据文件等。

描述式提问的小建议

• 用几个关键词，比写一长句更准。
• 加上时间：「去年」「上周」「第三季度」。
• 加上对方公司或项目名，范围更小。
• 一次问一件事，别把好几个问题塞在一起。

还可以限定范围：

• 只在某台电脑里找
• 只找某个人的文件
• 只看最近几天改动过的
• 按标签过滤，例如「财务」「研发」

结果怎么看「出处」

每条结果都会告诉你：

• 来自哪台电脑
• 在哪个文件夹
• 在文件的第几页（适用于按内容搜索）
• 文件什么时候被改过

点开结果就能预览。想看完整内容、或者想下载，取决于你有没有权限；需要审批的目录，走完审批就能看。

想知道「谁改过这个文件」，打开文件的版本记录就能看到，下一章细讲。

三、版本历史

适用档位：高级版起。

文件每改一版，自动存档

你不用再手动另存「报价单_最终版」「报价单_真的最终版」。

盒子会自动保存每次改动，并记下：

• 谁改的
• 什么时候改的
• 改了哪些地方

怎么看旧版

1. 搜到并打开这个文件。
2. 找到「版本」或「历史版本」入口。
3. 版本按时间排列，可以选任意一版查看。
4. 可以把两个版本放在一起对比，不同的地方会标出来。

误删、误改了怎么办

• 改错了想退回：选一个旧版本，一键退回。
• 文件被删了：盒子里还有之前自动存档的副本，可以找回来。
• 被人覆盖保存了：旧版没有丢，按时间找到原来的数字即可。

具体操作由管理员授权；如果你没有退回权限，请联系管理员或目录主人协助。

四、AI 问答

适用档位：高级版起。

怎么问

找到「问 AI 助手」的入口，像问同事一样说话：

我们对这类客户的标准付款条件是什么？
去年三季度那条产线的同类报警，最后怎么处理的？
帮我列出今年所有还没回款的客户

AI 助手会先在盒内查找资料，再根据查到的原文回答。

答案下的出处怎么核对

每个回答下面都带着出处：来自哪个文件、第几页。

请养成一个习惯：重要的事，点开出处看一眼原文，再决定要不要照着做。

AI 助手是帮你找资料、整理资料的，不是替你拍板的。

什么情况下它不会答、或答不全

• 盒内没有相关资料：它会直说资料不足。
• 资料你没有权限看：它不会把你看不到的内容讲出来。
• 文件刚放进去、还没收进盒子：稍等一下再问。
• 高级版在外网断开时，公网模型暂时用不了。
• 问题太含糊、或者一次问太多件事：它容易答偏，换个问法即可。

如果回答和原文对不上，以原文为准，并把这个问题反馈给管理员。

数据流向，三句话说清

1. 问题发给谁：你的问题只发给管理员配置好的 AI 服务（公网模型、内网模型，或 AI 增强版的盒内模型）。
2. 内容出不出门：检索始终先在盒内完成；只有被选中的相关片段会按所选模式处理，使用内网或本地模式时内容不出内网。
3. 如何关闭：管理员可以在后台随时关闭 AI 问答，或给单个目录、单个人关掉。关闭后搜索、共享照常使用。

三种工作模式

涉密目录在系统里被限制为只能走内网或本地模式，不能发往公网。

在豆包等外部助手里问

盒子支持接入豆包等外部助手（经管理员在后台授权，具体接入状态以实际交付版本为准）。

• 接入后，你可以在外部助手里直接问公司的事。
• 它只能看到你本人有权限看的目录，看不到别人的私密文件。
• 整个过程都有记录。

AI 回答仅供参考，不能替代专业判断。在医疗等专业场景里，请以规范原文和专业人员意见为准。

五、不用 AI 怎么用

完全不用 AI，一点问题都没有。

这些基础功能全部不依赖 AI：

• 内网组网和文件共享（全部档位）
• 按文件名搜索（全部档位）
• 员工账号、目录权限、操作记录（全部档位）
• 文档自动汇聚、按内容搜索（高级版起）
• 历史版本存档与找回（高级版起）
• 安全远程接入（全部档位）

不接入任何 AI，就不会有任何文件因为 AI 发出去。

你可以先只用搜索和共享，等以后想用 AI 了，让管理员开通即可。

六、出差、在家远程接入

适用档位：全部档位。

在外面也能安全地连回公司拿文件，但不要自己在路由器上开孔、做端口映射——那样会被网上的人扫描到。

正确做法：

1. 提前找管理员开通远程接入权限，把你的电脑或设备登记为授权设备。
2. 按管理员给的指引，在外面通过安全通道主动连回公司内网。
3. 连上之后，用法和在公司里一样：搜索、预览、下载。

整个通信过程全程加密，公司路由器不需要对外暴露任何端口。

注意：

• 远程权限不是默认开的，需要提前申请。
• 在酒店、咖啡厅等公共网络下也能用，但用完记得退出登录。
• 异地门店、外地设备的长期互联，请联系管理员了解更多方案。

七、隐私与边界

这不是监控软件

请放心几个事实：

• 纳入盒子的目录，必须由你本人勾选，再经审批。
• 你没有勾选的目录，技术上看不到、也不会被读取。
• 盒子只收副本，不会改动你电脑上的文件，也不会控制你的电脑。
• 它不记录你的屏幕，也不记录你按了什么键。

审计记的是什么

审计记录的是取阅行为：

• 谁登录了
• 谁搜索、查看、下载了文件
• 谁修改了内容

这些记录对所有人一视同仁——管理员的操作同样会被记录，不是只盯着普通员工。

你可以做的事

• 随时查看自己声明过哪些工作目录。
• 不想再共享某个目录时，申请移除。
• 对授权范围有疑问，找管理员问清楚。

八、遇到问题

打不开盒子页面

• 确认电脑连着公司网络，而不是访客 Wi-Fi。
• 重新输入盒子地址，注意别输错。
• 换个浏览器试试。
• 还不行，联系管理员确认盒子是否在线。

登录不进去

• 检查账号名和密码，注意大小写。
• 首次登录按提示修改初始密码。
• 密码忘了，找管理员重置。

查不到文件

• 基础版：确认存放文件的电脑开机、联网。
• 确认该目录已经审批通过。
• 换个关键词，或放宽搜索范围。
• 文件可能刚放进去，等几分钟再试。

搜不出内容（高级版起）

• 检查文件格式是否为常见办公文档。
• WPS 的部分自有格式可能无法读取内容，可另存为常见格式后再试。
• 扫描件、拍照图纸的内容识别是 AI 增强版独有能力。

显示电脑离线

• 电脑关机、休眠或断网时会显示离线，开机联网后自动恢复。
• 高级版已汇聚的副本不受影响，关机也能查到。

以上都试过仍然不行，请联系管理员或当地合作伙伴，并把你看到的提示文字原样告诉对方，方便快速解决。